In dieser Podcastfolge geht es um ein Thema, das bei vielen Gründer:innen erstmal für Unsicherheit sorgt: das Finanzamt. Aline Pelzer und Marie Lüdtke sprechen darüber, welche steuerlichen Pflichten direkt nach der Gründung auf dich zukommen, was es mit der Kleinunternehmerregelung auf sich hat und wie du mit Rechnungsstellung, Rücklagen und Buchhaltung souverän umgehst. Außerdem erfährst du, warum eine gute Steuerberatung nicht nur beruhigt, sondern dir auch langfristig Zeit und Geld spart.
In dieser Folge erfährst du
- was genau nach der Gründung steuerlich auf dich zukommt
- wie du den Erfassungsbogen fürs Finanzamt ausfüllst.
- warum es sinnvoll sein kann, sich frühzeitig für oder gegen die Kleinunternehmerregelung zu entscheiden und worauf du dabei achten solltest.
- wie du deine Buchhaltung effizient organisierst und mit welchen Tools du dir den Alltag erleichtern kannst.
So behältst du deine Finanzen als Gründer:in im Griff – auch ohne Steuer-Vorwissen
Steuern, Buchhaltung und das liebe Finanzamt – viele Gründer:innen schieben diese Themen vor sich her. Dabei ist gerade zu Beginn wichtig, einen klaren Überblick über Einnahmen, Ausgaben und steuerliche Pflichten zu haben. Nicht, um alles im Detail zu verstehen, sondern um die richtigen Entscheidungen treffen zu können.
Warum ein Grundverständnis so wichtig ist
Ein solides Finanzfundament hilft dir dabei, fundierte Entscheidungen zu treffen – etwa ob du investieren kannst, wie du deine Preise kalkulierst oder ob du Rücklagen für Steuern und Sozialversicherungen bilden solltest. Vor allem aber verschafft dir Klarheit Sicherheit – und die brauchst du, um langfristig gesund zu wachsen.
Einnahmen, Ausgaben und was das Finanzamt von Gründer:innen sehen will
Wenn du ein Unternehmen gründest, wirst du früher oder später eine Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) erstellen müssen. Das klingt erstmal kompliziert, ist aber im Kern eine einfache Übersicht darüber, was du eingenommen und ausgegeben hast. Diese Grundlage brauchst du, um deine Einkommensteuererklärung abzugeben – und die ist für Selbstständige verpflichtend.
Je nach Umsatz und Unternehmensform kann es außerdem sein, dass du Umsatzsteuer-Voranmeldungen machen musst. Hier kommt es auf deine Entscheidung an, ob du die Kleinunternehmerregelung nutzt oder von Anfang an Umsatzsteuer ausweist. Letzteres hat Vorteile – etwa, dass du Vorsteuer abziehen kannst. Das bedeutet: Du bekommst die Umsatzsteuer auf deine betrieblichen Ausgaben vom Finanzamt zurück.
„Gerade im B2B-Bereich empfehle ich, direkt mit Umsatzsteuer zu starten. Viele Geschäftskund:innen erwarten das und du machst von Anfang an einen professionellen Eindruck.“
So strukturierst du deine Finanzen von Beginn an als Gründer:in
Ein gutes Finanzmanagement muss nicht kompliziert sein. Es reicht, wenn du dir am Anfang ein paar einfache Strukturen aufbaust:
Getrennte Konten einrichten
Auch wenn es keine Pflicht ist: Du solltest dein privates und geschäftliches Geld immer auf separaten Konten verwalten. So vermeidest du Verwirrung – und im Fall einer Prüfung ersparst du dir viel Arbeit.
Tipp: Richte dir zusätzlich ein Rücklagenkonto ein, z. B. als Tagesgeldkonto. Dort kannst du automatisch einen festen Prozentsatz deiner Einnahmen zur Seite legen. Etwa für Steuern, Sozialabgaben oder unerwartete Ausgaben.
Mit Software arbeiten, statt mit Word und Excel
Rechnungen in Word oder Excel zu schreiben, ist nicht nur fehleranfällig – es ist auch nicht GoBD-konform. GoBD steht für „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Buchführung“ und legt fest, wie Rechnungen und Buchhaltung aussehen müssen.
Tools wie Lexoffice (Partnerlink), sevDesk oder BuchhaltungsButler sorgen automatisch für fortlaufende Rechnungsnummern, sichere Archivierung und einen besseren Überblick. Außerdem kannst du Artikel, Preise und Kund:innen speichern und Berichte mit wenigen Klicks erstellen.
Monatlich Buchhaltung machen
Auch wenn du deine Umsatzsteuervoranmeldung nur quartalsweise abgeben musst: Mach deine Buchhaltung am besten einmal im Monat. So behältst du deine Einnahmen, Ausgaben und Rücklagen im Blick und kannst rechtzeitig reagieren, wenn sich etwas verändert.
Je nach Unternehmensgröße kann es sogar sinnvoll sein, wöchentlich einen Blick auf deine Konten und Zahlen zu werfen. Insbesondere, wenn du mehrere Zahlungseingänge oder größere Investitionen planst.
Rücklagen bilden – auch wenn es finanziell eng ist
Gerade am Anfang ist es schwer, Geld zurückzulegen. Doch wenn du es schaffst, von Anfang an 20–30 % deiner Einnahmen zur Seite zu legen, schützt du dich vor unerwarteten Nachzahlungen – etwa bei der Einkommensteuer oder Krankenversicherung.
„Viele vergessen, dass auch die Krankenkasse später Nachzahlungen fordert. Wenn du nicht vorbereitet bist, kann das zur finanziellen Belastung werden.“
Den Finanzplan immer im Blick behalten
Ein Finanzplan ist nicht nur etwas für den Businessplan, du brauchst ihn auch im Alltag. Nutze ihn, um regelmäßig zu überprüfen, ob deine Umsätze, Ausgaben und Rücklagen zu deinem Ziel passen. So kannst du rechtzeitig Anpassungen machen und vermeidest böse Überraschungen.
Du musst kein Steuerprofi sein, aber wissen, wo du als Gründer:in Unterstützung bekommst
Kein Gründungscoaching ersetzt eine Steuerberatung, aber es hilft dir, ein grundlegendes Verständnis für deine Finanzen zu entwickeln. Genau das ist wichtig, um souverän zu handeln, die richtigen Entscheidungen zu treffen und dein Business langfristig sicher aufzustellen.
Wenn du dir Unterstützung wünschst – ob bei der Auswahl der Software, dem Ausfüllen des steuerlichen Erfassungsbogens oder der Frage, ob du Umsatzsteuer ausweisen solltest – sind wir vom gründungs.center für dich da.
