In dieser Podcastfolge sprechen Aline Pelzer und Claudia-Ayda Stahl darüber, wie virtuelle Assistenzen und Freelancer:innen sich professionell aufstellen können – jenseits von Bauchladen-Mentalität, Insta-Hacks und unklarer Positionierung. Claudia bringt über 30 Jahre Unternehmertumserfahrung mit und erklärt, warum Systeme, Businesspläne und Qualität entscheidend sind – besonders in einer überfluteten VA-Welt.
In dieser Folge des Gründungspodcasts Startklar erfährst du
- welche häufigen Fehler viele VA-Neugründer:innen machen und wie du sie vermeidest.
- Warum du auch als viele virtuelle Assistenzen einen Businessplan brauchst.
- was TQM ist und wie es dir hilft, deine Prozesse zu visualisieren und effizient zu arbeiten.
- welche Akquise-Strategien wirklich funktionieren – jenseits von Reels und LinkedIn-Spam.
Die Welt der virtuellen Assistenz: Vielversprechend, aber auch herausfordernd
Viele Einsteiger:innen unterschätzen, was es bedeutet, ein eigenes VA-Business zu führen. „Viele starten ohne Businessplan – das ist die totale Vollkatastrophe“, warnt Claudia. Der schnelle Start mit Instagram-Profil und ein paar Canva-Vorlagen führt oft in die Überforderung: Aufträge laufen an, dann wieder weg. Kundengewinnung ist zufällig. Prozesse gibt es nicht.
„Auch wenn du alleine arbeitest, bist du Unternehmer:in. Und das bedeutet: Du brauchst ein System – sonst fliegt dir alles um die Ohren.“
Begriff erklärt: Businessplan
Ein Businessplan ist ein strukturiertes Dokument, in dem du dein Geschäftsmodell beschreibst – inklusive Zielgruppe, Leistungen, Marketingstrategie und Finanzplanung. Er hilft dir, deine Selbstständigkeit strategisch aufzubauen und Entscheidungen fundiert zu treffen.
Total Quality Management für virtuelle Assistenzen: Was steckt dahinter?
Claudia hat auf Grundlage ihrer eigenen Unternehmerlaufbahn – und einer persönlichen Krise – ein System entwickelt, das Selbstständige strukturiert durch die wichtigsten Ebenen ihrer Arbeit führt. Gemeinsam mit Sabrina Ünal hat sie den ursprünglich industriellen TQM-Ansatz für die Dienstleistungsbranche angepasst.
In 24 Modulen lernen virtuelle Assistenzen, ihr Business anhand fünf zentraler Bereiche zu analysieren und zu optimieren:
- Positionierung und Branding
- Leadgewinnung und Kund:innenakquise
- Leistungserbringung und Projektmanagement
- Nachhaltige Kundenbindung
- Ressourcenmanagement und Effizienz
„Wir zeigen, wie man sein Business visualisiert – und erst dadurch erkennt, wo Zeit, Geld und Energie verloren gehen. Nur wer Prozesse sieht, kann sie auch verbessern.“
Begriff erklärt: TQM (Total Quality Management)
Ein Managementansatz, der ursprünglich aus der Industrie stammt. Ziel ist es, alle Prozesse eines Unternehmens systematisch zu analysieren, zu dokumentieren und zu verbessern – für mehr Effizienz, Qualität und Kund:innenzufriedenheit.
Schneller Umsatz durch gezielte Akquise statt Reels-Marathon
Viele neue VAs setzen auf Instagram-Reels, schicke Templates und stundenlanges Scrollen, aber ohne Strategie und Zielgruppe bleibt der Umsatz aus.
Claudia-Ayda Stahls Rat: „Mach gezielte Chat-Akquise. Schreib genau die Menschen an, für die dein Angebot wirklich passt.“ Wer seine Nische kennt und direkt kommuniziert, spart Zeit – und erhöht die Erfolgsquote.
Das bedeutet nicht, dass Social Media unwichtig ist. Aber: „Eine Brand aufzubauen dauert – schnell Geld verdient man durch direkte Gespräche mit Wunschkund:innen.“
Qualität ist das neue sexy und die Zukunft der Branche
Ob ISO 9001, AZAV oder das TQM-Programm von Claudia: Qualität setzt sich durch. „Ich bin überzeugt, dass der Markt der Online-Dienstleistungen zunehmend reguliert wird – und sich klare Prozesse, saubere Kommunikation und Fachkompetenz langfristig auszahlen. “, so Claudia-Ayda Stahl. Auch Auftraggeber:innen erwarten immer mehr Professionalität und werden diese erkennen (und bezahlen), wenn sie sichtbar gemacht wird.
Begriff erklärt: AZAV-Zertifizierung
Eine staatliche Zulassung für Bildungsträger, um durch die Agentur für Arbeit geförderte Maßnahmen wie Gründungscoachings durchzuführen. Sie stellt sicher, dass Qualitätsstandards eingehalten werden.
Du willst als VA professionell und nachhaltig starten?
Dann arbeite von Anfang an mit einem klaren Plan. Wenn du noch ganz am Anfang stehst, kannst du mit uns im Rahmen eines geförderten Gründungscoachings professionell in deine VA-Selbstständigkeit starten – inklusive Businessplan, Finanzplanung und strategischer Begleitung.
Und wenn du schon gegründet hast, hilft dir das TQM-Programm bei VA-finden.de, dein Business weiterzuentwickeln – mit System und Struktur.
- 24 praxisnahe Module
- Zugang zur VA-Community
- offene Coaching-Calls
- 30 Tage kostenlos testen
- nur 20 € im Monat
Und wenn du mehr erfahren willst: Hör dir die Podcastfolge an – da bekommst du weitere Einblicke und Motivation für deinen eigenen Weg in die Selbstständigkeit als virtuelle Assistenz.
Über Claudia-Ayda Stahl
Claudia-Ayda Stahl ist Unternehmerin mit Herz, System und über 30 Jahren Erfahrung. Sie hat mehrere Unternehmen in der Finanz- und Immobilienbranche aufgebaut, Millionenprojekte umgesetzt – und nach einem persönlichen Umbruch alles hinter sich gelassen, um in der Türkei neu zu starten. Heute lebt sie in Alanya und ist Teil des Teams von VA-Finden, dem Listing-Portal für virtuelle Assistenzen. Gemeinsam mit ihrer Partnerin Sabrina Ünal bringt sie dort ihre Expertise ein, entwickelt Weiterbildungen und hilft Freelancer:innen, ihr Business strategisch, sichtbar und nachhaltig aufzubauen. Ihr Motto: „Qualität ist das neue sexy“ – mit Struktur, System und einem klaren Blick auf das Wesentliche.
