In dieser Podcastfolge von Startklar – der Gründungstalk geht es um die Finanzbasis jeder Gründung. Gemeinsam sprechen Aline Pelzer und Xenia Pauli darüber, warum viele Gründer:innen zu Beginn keinen klaren Überblick über ihre Zahlen haben – und weshalb genau das später zu Schwierigkeiten führen kann. Wir zeigen, welche Grundlagen in Sachen Buchhaltung, Steuer und Struktur wirklich wichtig sind und wie du typische Stolperfallen vermeiden kannst. Außerdem erfährst du, welche Tools, Konten und Vorgehensweisen dir helfen, deine Finanzen von Anfang an professionell und übersichtlich zu gestalten.
In dieser Folge des Gründungspodcasts Startklar erfährst du,
warum es so wichtig ist, deine privaten und geschäftlichen Finanzen von Anfang an zu trennen.
welche häufigen Fehler Gründer:innen mit ihren Finanzen machen.
wie du deine Buchhaltung GoBD-konform aufbaust und welche digitalen Tools dir dabei helfen, den Überblick zu behalten.
worauf du beim steuerlichen Erfassungsbogen achten solltest
wie du realistische Vorauszahlungen planst, um spätere Nachzahlungen zu vermeiden.
Finanzplanung für Gründer:innen
Von der privaten Haushaltsaufstellung bis zum realistischen Stundensatz
Viele Gründer:innen starten mit einer klaren Idee, aber ohne klares Zahlenverständnis. Sie wissen, was sie anbieten möchten, haben vielleicht schon ein Logo und eine Website – aber keinen Überblick darüber, wie viel Geld sie eigentlich benötigen, um von ihrer Selbstständigkeit leben zu können. Genau hier beginnt die solide Finanzplanung.
Warum die private Finanzübersicht der erste Schritt ist
Bevor du über Preise, Umsatz oder Gewinn sprichst, musst du wissen, wie hoch deine monatlichen Lebenshaltungskosten sind. Dazu gehören nicht nur Miete und Strom, sondern auch Ausgaben für Versicherungen, Freizeit, Kleidung oder Rücklagen.
Viele unterschätzen diese Summen oder wissen sie gar nicht genau. Doch wer seine privaten Ausgaben nicht kennt, kann keinen realistischen Stundensatz kalkulieren. Erst wenn du weißt, was du privat benötigst, kannst du berechnen, welchen Umsatz dein Unternehmen erwirtschaften muss, um diese Kosten zu decken – plus Steuern, Fixkosten und Rücklagen.
Ein einfaches Haushaltsblatt oder eine App reicht zu Beginn völlig aus. Wichtig ist, dass du ehrlich mit dir selbst bist und nichts schönrechnest. Wer an dieser Stelle zu optimistisch plant, kämpft später mit Liquiditätsengpässen oder zu niedrigen Preisen.
Vom Haushaltsplan zur Unternehmensplanung
Im nächsten Schritt überträgst du deine privaten Erkenntnisse auf dein Business. Stell dir die Frage:
Wie viele Stunden kann und will ich arbeiten – und was muss ich pro Stunde verdienen, um alle Kosten zu decken?
Hier kommt die betriebliche Finanzplanung ins Spiel. Sie sollte Folgendes beinhalten:
- Betriebliche Fixkosten: Miete, Software, Versicherungen, Marketing, Telefon, Internet, ggf. Fahrzeuge oder Geräte.
- Variable Kosten: Material, Dienstleister:innen, Reisekosten oder Transaktionsgebühren.
- Investitionen: Was brauchst du zu Beginn? Laptop, Kamera, Softwarelizenzen oder Büroausstattung?
- Steuern & Rücklagen: Plane von Anfang an Rückstellungen für Einkommensteuer, Umsatzsteuer und Krankenversicherung ein.
Viele Gründer:innen unterschätzen gerade diesen Punkt. Sie denken, sie verdienen „nebenbei“ etwas dazu – bis die erste Steuerzahlung oder Nachforderung kommt. Wenn du deine Ausgaben realistisch erfasst und auch die Steuerlast berücksichtigst, vermeidest du böse Überraschungen.
Tipp: Plane lieber etwas zu konservativ. Wenn du am Ende mehr einnimmst, ist das eine positive Überraschung – andersherum wird es schnell stressig.
Wie du mit Organisation, Kontentrennung und digitalen Tools Ordnung in deine Finanzen bringst
Die beste Planung nützt nichts, wenn sie nicht sauber umgesetzt wird. Finanzstruktur ist keine Kür, sondern Voraussetzung für Stabilität. Viele Selbstständige scheitern nicht an mangelnder Nachfrage, sondern an fehlender Organisation.
Privat- und Geschäftskonten strikt trennen
Ein häufiger Fehler ist, alles über ein einziges Konto laufen zu lassen. Dadurch verlierst du den Überblick, welche Ausgaben privat und welche geschäftlich sind.
Eröffne deshalb von Beginn an ein separates Geschäftskonto – am besten auch für PayPal oder ähnliche Zahlungsdienste. Viele Onlinebanken bieten kostenlose Geschäftskonten und Unterkonten an, die du flexibel nutzen kannst.
So kannst du zum Beispiel:
- Unterkonten für Steuern, Rücklagen oder Investitionen anlegen,
- regelmäßig Geld beiseitelegen,
- und mit einem Klick sehen, was wirklich verfügbar ist.
Fachbegriff erklärt: Rücklagen vs. Rückstellungen
Rücklagen sind freiwillig gebildete finanzielle Puffer, z. B. für Investitionen.
Rückstellungen dagegen sind rechtlich verpflichtende Beträge für bekannte, aber noch nicht fällige Zahlungen, etwa Steuernachzahlungen.
Digitale Buchhaltung statt Papierchaos
Viele Gründer:innen starten mit Excel oder Word, um ihre Rechnungen zu schreiben. Das ist verständlich – aber nicht zulässig, sobald du regelmäßig Umsatz machst. Rechnungen müssen GoBD-konform erstellt und archiviert werden.
Fachbegriff erklärt: GoBD
GoBD steht für „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form“.
Das bedeutet: Alle steuerrelevanten Daten müssen nachvollziehbar, vollständig und unveränderbar gespeichert werden.
Professionelle Buchhaltungstools wie Lexoffice, BuchhaltungsButler oder Accountable übernehmen genau das. Sie bieten:
- automatisierte Rechnungserstellung mit Pflichtangaben,
- Belegscanner und digitale Archivierung,
- automatische Zuordnung von Zahlungseingängen,
- und Schnittstellen zu Steuerberater:innen (z. B. DATEV).
Dadurch sparst du nicht nur Zeit, sondern auch Geld, weil weniger Rückfragen entstehen. Und falls du noch keinen Steuerberater gefunden hast, kannst du deine Daten später einfach übergeben.
Ordnung als Mindset
Struktur ist kein einmaliges Projekt, sondern eine Haltung. Wenn du deine Buchhaltung regelmäßig pflegst – z. B. einmal pro Woche –, hast du jederzeit den Überblick über:
- offene Rechnungen,
- fällige Zahlungen,
- Rücklagenstand und Liquidität.
Außerdem trainierst du damit dein finanzielles Bewusstsein. Wer seine Zahlen kennt, trifft bessere Entscheidungen: Wann kann ich investieren? Wie viel darf ich mir selbst auszahlen? Wo kann ich sparen?
„Struktur schafft Erfolg“ – mit diesem Satz bringt Xenia Pauli es auf den Punkt. Wer von Anfang an Ordnung schafft, legt das Fundament für unternehmerische Freiheit.
Warum Struktur dich unabhängig macht
Selbst wenn du mit Steuerberater:in und Buchhalter:in zusammenarbeitest – das Wissen um deine Finanzen bleibt unverzichtbar. Denn niemand außer dir trägt die Verantwortung für dein Unternehmen.
Ein gutes System bedeutet nicht, dass du alles selbst machen musst. Es bedeutet, dass du weißt, was passiert und jederzeit nachvollziehen kannst, wie gesund dein Business wirklich ist.
Deine Finanzen als Fundament deiner Selbstständigkeit
Finanzplanung und Struktur sind keine lästige Pflicht, sondern dein unternehmerisches Sicherheitsnetz. Sie zeigen dir, ob du dir etwas leisten kannst, wann du investieren solltest und wann es besser ist, abzuwarten.
Wer seine Finanzen im Griff hat, steuert sein Unternehmen bewusst – statt nur zu reagieren. Das gilt für Solo-Selbstständige genauso wie für wachsende Teams.
Starte deshalb mit einer klaren Übersicht, getrennten Konten und digitalen Tools, die dir die Arbeit erleichtern. Und nimm dir regelmäßig Zeit, deine Zahlen zu prüfen. So bleibst du handlungsfähig und baust langfristig Vertrauen in dein eigenes Business auf.
Steuern verstehen statt abgeben
Wenn du jetzt das Gefühl hast, bei Buchhaltung und Finanzen endlich mehr Klarheit zu haben, ist das der perfekte Zeitpunkt, um den nächsten Schritt zu gehen: Verstehe auch deine Steuern.
Im Startklar – Gründungstalk sprechen wir in einer weiteren Folge darüber, was du über den steuerlichen Erfassungsbogen, die Umsatzsteuer und Vorauszahlungen wissen musst, um unangenehme Überraschungen zu vermeiden.
Hör gleich rein und lerne, wie du dein Business auch steuerlich sicher aufstellst.
