Ab dem 01. Januar 2025 wird in Deutschland die gesetzliche Pflicht eingeführt, dass alle Unternehmen elektronische Rechnungen, also E-Rechnungen, empfangen können müssen. Diese Regelung betrifft das B2B-Geschäft innerhalb Deutschlands, also Rechnungen zwischen Unternehmen. Ausgenommen sind dabei Rechnungen an Privatpersonen und Kleinstrechnungen unter 250 Euro.
Inhaltsverzeichnis
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist im Grunde ein digitaler Datensatz. Im Unterschied zu einer klassischen Papier- oder PDF-Rechnung wird die E-Rechnung in einem speziellen Format erstellt, das direkt von Buchhaltungsprogrammen verarbeitet werden kann. In Deutschland gibt es dafür zwei gängige Formate: XRechnung und ZUGFeRD.
Eine E-Rechnung enthält also nicht nur das Bild einer Rechnung, sondern strukturierte Daten, die es dem Empfänger ermöglichen, die Rechnung automatisch ins System zu übertragen und weiter zu verarbeiten. Das macht den Prozess effizienter und fehlerfreier.
Warum wird die E-Rechnung Pflicht?
Die Einführung der E-Rechnung zielt darauf ab, ein einheitliches elektronisches Steuermeldesystem in Deutschland und langfristig in ganz Europa zu schaffen. Durch die Digitalisierung des Rechnungsaustauschs soll der Aufwand für Papierdokumente und die manuelle Verarbeitung reduziert werden. Das spart Zeit und Kosten und verbessert gleichzeitig die Transparenz im Rechnungswesen.
Wie bereits beschrieben, betrifft die Pflicht das B2B-Geschäft in Deutschland. Das heißt, sie gilt für Rechnungen zwischen Unternehmen. Privatpersonen und Kleinstrechnungen unter 250 Euro sind von der Regelung ausgenommen.
Was bedeutet die E-Rechnungspflicht für Unternehmen?
Ab dem 01. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Das bedeutet, dass du dein Unternehmen technisch darauf vorbereiten musst, E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD zu verarbeiten.
Wichtig ist, dass die Pflicht zunächst nur den Empfang von E-Rechnungen betrifft. Für den Versand von E-Rechnungen gelten bis 2027 Übergangsfristen, die Unternehmen Zeit geben, ihre Systeme anzupassen.
Unterschiede zwischen XRechnung und ZUGFeRD
1. XRechnung
Die XRechnung ist ein standardisiertes Format, das speziell für den Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen und Behörden entwickelt wurde. Sie enthält ausschließlich maschinenlesbare Daten, die von Buchhaltungssystemen automatisch verarbeitet werden können. Die XRechnung ist das Pflichtformat für Rechnungen an öffentliche Stellen.
2. ZUGFeRD
Das ZUGFeRD-Format kombiniert maschinenlesbare Daten mit einem lesbaren PDF-Dokument. Es bietet somit Flexibilität: Rechnungen können sowohl von automatischen Systemen als auch manuell von Menschen gelesen werden. ZUGFeRD eignet sich daher gut für Unternehmen, die noch nicht vollständig auf automatisierte Prozesse umgestellt haben, da es eine Übergangslösung bietet.
Übergangsfristen zur E-Rechnungspflicht von 2025 bis 2028
Es gibt Übergangsfristen, die es Unternehmen ermöglichen, die Umstellung auf E-Rechnungen schrittweise vorzunehmen. Hier sind die wichtigsten Fristen:
- Ab 01.01.2025: Alle Unternehmen in Deutschland müssen E-Rechnungen empfangen können.
- Ab 2026: Unternehmen dürfen weiterhin PDF-Rechnungen versenden, wenn der Empfänger zustimmt. Diese Zustimmung kann auch stillschweigend erfolgen, das heißt, es ist keine ausdrückliche Einwilligung nötig.
- Ab 2027: Für Unternehmen mit einem Umsatz von über 800.000 Euro gilt die Pflicht, E-Rechnungen nicht nur zu empfangen, sondern auch zu versenden.
- Ab 2028: Alle Unternehmen, unabhängig von ihrer Größe, müssen sowohl E-Rechnungen empfangen als auch versenden können.
Das bedeutet, dass bis 2028 alle Unternehmen in Deutschland vollständig auf den digitalen Rechnungsaustausch umgestellt sein müssen. Diese Fristen bieten vor allem kleineren Unternehmen Zeit, sich auf die Umstellung vorzubereiten.
Wie bereite ich mich auf die E-Rechnungspflicht vor?
Damit du die neuen Anforderungen rechtzeitig erfüllst, solltest du die folgenden Schritte unternehmen:
Technische Voraussetzungen schaffen: Überprüfe, ob deine Buchhaltungssoftware in der Lage ist, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Falls nicht, informiere dich über Updates oder zusätzliche Module.
Mitarbeiterschulung: Sorge dafür, dass deine Mitarbeiter wissen, wie E-Rechnungen funktionieren und wie sie im Alltag verarbeitet werden.
Prüfung gesetzlicher Anforderungen: Stelle sicher, dass du die gesetzlichen Vorgaben kennst und einhältst. Hierbei kann dir dein Steuerberater helfen.
Testläufe durchführen: Führe vor 2025 erste Testläufe mit E-Rechnungen durch, um sicherzustellen, dass dein System reibungslos funktioniert und alle Anforderungen erfüllt.
Die E-Rechnungspflicht tritt am 01. Januar 2025 in Kraft und betrifft alle Unternehmen im B2B-Bereich in Deutschland. Während der Empfang von E-Rechnungen zunächst im Vordergrund steht, müssen Unternehmen bis 2028 auch in der Lage sein, E-Rechnungen zu versenden.
Buchhaltungsprogramme, wie Lexware Office oder DATEV Unternehmen online, haben sich bereits auf die kommenden gesetzlichen Vorgaben zur E-Rechnung eingestellt. Passend zu den Übergangszeiträumen bieten sie regelmäßige Updates an, die sicherstellen, dass Unternehmen sowohl das XRechnung- als auch das ZUGFeRD-Format verarbeiten können. Das erleichtert die Umstellung erheblich, da diese Softwarelösungen kontinuierlich an die neuen Anforderungen angepasst werden und somit den Unternehmen die notwendigen technischen Voraussetzungen bieten, um fristgerecht auf die E-Rechnungspflicht reagieren zu können.
Die Einführung der E-Rechnung ist ein wichtiger Schritt in Richtung Digitalisierung und wird langfristig zu effizienteren und kostensparenden Prozessen führen. Unternehmen sollten sich jedoch frühzeitig vorbereiten, um die Fristen einzuhalten und reibungslos auf E-Rechnungen umstellen zu können.
Zusammenfassung:
- Ab dem 01.01.2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können.
- Eine E-Rechnung ist ein digitaler Datensatz, der maschinenlesbar ist und automatisch verarbeitet werden kann.
- Die gesetzlichen Ziele sind ein elektronisches Steuermeldesystem in Deutschland und langfristig in Europa.
- Übergangsfristen ermöglichen den schrittweisen Umstieg bis 2028, wobei ab 2026 mit Zustimmung des Empfängers weiterhin PDF-Rechnungen verwendet werden dürfen.
- Ab 2027 gilt die Pflicht zum Empfangen und Versenden für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Umsatz, ab 2028 für alle.
*Dieser Blogartikel wurde mithilfe von KI erstellt.
